Hoe kies je het juiste boekhoudpakket wat past bij jouw coach-praktijk? Waardevolle tips voor een fundamentele goede beslissing!

Als zelfstandig coach ben je ook ondernemer. En daar horen verplichten bij waaraan je moet voldoen. Uiteraard hou je je het liefste bezig met je inhoudelijke werk: het coachen. Het is de kern van je werk, waar de meeste tijd en energie naar toe gaat. Maar daarnaast ben je als zelfstandige verplicht om een overzichtelijke administratie bij te houden. Dit wil je natuurlijk zo snel en efficiënt mogelijk doen, zonder al te veel extra kosten. Maar we weten allemaal dat onze boekhouding aan bepaalde eisen moet voldoen. 

Online boekhoudpakket als hulpmiddel
Een online boekhoudpakket kan hierbij een hulpmiddel zijn. De meeste ondernemers in Nederland kiezen hiervoor, want wanneer je een geschikt pakket hebt gevonden die bij je coachingspraktijk en voorkeuren past, kun je heel wat tijd en kosten besparen. Er zijn een heleboel verschillende boekhoudpakketten beschikbaar, maar begin je nu je zoektocht?

Ik hoor je al denken: hoe vind ik nu een ideaal pakket die bij mij past? In dit artikel lees je waar je moet op letten bij het kiezen van een boekhoudprogramma en vind je een aantal voorbeelden van goede, betrouwbare boekhoudpakketten.

Kijk naar de gebruiksvriendelijkheid van het pakket
Je bent een goed opgeleide coach, maar hoeveel ervaring en kennis heb je over boekhouden en wat zijn je persoonlijke voorkeuren? Bij het kiezen van de juiste software is het belangrijk om hiermee rekening te houden. Bij het ene boekhoudpakket moet je echt wel weten wat je aan het doen bent, terwijl je bij het andere enkel maar een basis nodig hebt. De meeste boekhoudprogramma’s zijn gemaakt voor boekhouders. Zorg er dus wel voor dat je er goed mee overweg kunt. Bij elk boekhoudpakket zul je wel even moeten leren hoe je er mee werkt, maar met de basisfuncties zou je al snel aan de slag kunnen gaan. Bekijk dus wat voor jou het eenvoudigste en efficiëntste werkt.

Welke onderdelen van het boekhoudpakket heb je echt nodig?
Stel jezelf eerst even de vraag wat je precies met het boekhoudpakket gaat doen. Denk na over de onderdelen die je als coach zeker nodig hebt. Wat geschikt is voor die ene coach, is dat misschien niet voor jou. Welke onderdelen van het pakket zijn voor jou belangrijk? Wil je een extra bedrag betalen om vanuit je pakket bijvoorbeeld facturen aan te kunnen maken, of maak je die  per maand net zo makkelijk in Excel?

Winst en verlies berekening is uiteraard één van de onderdelen die een boekhoudprogramma niet kan missen. Als coach heb je je inkomsten via je sessies, maar heb je ook je uitgaven wanneer je bijvoorbeeld iets moet aankopen. Een balans hiervan is essentieel.

Het is handig als je verschillende andere programma’s aan je software kunt koppelen, zoals internetbankieren, scan- en herkenningssoftware, kassasystemen, webshops, personeelsadministratie-software, ERP- en CRM-programma’s. Dit laadt je cijfers automatisch in je boekhouding stromen. Je bespaart tijd en minimaliseert de kans op invoerfouten.

Bekijk de mogelijkheden die elk boekhoudpakket biedt en weeg ze tegen elkaar af voor een goede prijs-kwaliteit verhouding. Stel jezelf dan de vraag welk onderdeel je echt gaat gebruiken.

Mogelijkheden om uit te breiden
De meeste coaches gaan bij het begin van hun ondernemerschap al op zoek naar een geschikt boekhoudpakket. Dan zit je met je praktijk nog volop in een groeiproces. Bij de start heb je misschien niet zo’n uitgebreid pakket nodig, maar het zou jammer zijn wanneer je binnen een aantal jaar opnieuw moet gaan zoeken omdat je coachpraktijk gegroeid is en je boekhoudpakket hier niet meer op afgestemd is.

Het is dus beter te kiezen voor een pakket die voor jou geheel functioneel is zodat je later niets meer bij hoeft te kopen. Denk dus goed na over de toekomst zodat je niet op een heel ander systeem hoeft over te stappen.

Toegankelijkheid: online of offline?
Voordelen van het werken op je eigen pc, is dat je de enige bent met inzage in je bestanden. Ook zonder internetverbinding kun je aan de slag. Bescherm je pc wel goed zodat je gegevens niet verloren of beschadigd raken.

Stel dat je je boekhouding nog op papier doet en je kantoor vliegt in brand. Dan sta je voor een probleem. Wanneer je in de cloud werkt, kun je overal toegang krijgen tot je boekhouding, als je maar een internetverbinding hebt. Kies je voor een boekhoudpakket dat enkel online werkt, krijg je automatisch een back-up van je bestanden, maar vergeet dan niet om je digitale documenten even te downloaden voor je bewaarplicht van de Belastingdienst.

Het is ook prettig wanneer je je boekhouding op een gegeven moment wilt gaan uitbesteden, dit ook gemakkelijk kan. Als je boekhoudpakket online en dus van afstand te benaderen is, is dat gemakkelijker over te dragen.

Wanneer je je boekhoudpakket bij een betrouwbare leverancier aanschaft, zijn je gegevens goed beschermd. Check in de URL of het start met https, dan zit je goed. En met het onafhankelijk keurmerk als ‘ZekerOnline’ betekent dat een onafhankelijke instantie heeft gecontroleerd dat de softwareleverancier veilig met data omgaat. Wees altijd kritisch als het op veiligheid aankomt. Je beheert immers gevoelige data van je coachees.

Is het boekhoudpakket zowel offline als online beschikbaar? Bij de meeste is dit wel zo, maar vergeet niet even te checken of er bijvoorbeeld restricties zijn. 

Welke service biedt de leverancier?
Wanneer je een boekhoudpakket aanschaft, is het natuurlijk erg fijn dat er ondersteuning is voor wanneer je bijvoorbeeld vastloopt met iets. Kun je rekenen op een goede, ervaren en bereikbare helpdesk? Dat is zeker een plus!

Welk boekhoudpakket kies ik nu?
Eén pakket die voor iedereen geschikt is: dat bestaat niet. Iedere coach is anders, elke praktijk is anders. Denk maar aan je voorkeuren en je budget. Er zijn eenvoudige, goedkope boekhoudprogramma’s beschikbaar, maar ook uitgebreide maar dan iets duurdere programma’s. De software moet passen bij jou en je dienstverlening. Wees kritisch en kies voor een boekhoudpakket die je op lange termijn kan verder helpen.

Google even naar boekhoudpakketten reviews of vergelijkingen en kijk welke (gratis) pakketten er zijn en voor jou handig lijken. Het beste is om de software eerst gratis uit te proberen voor je je definitieve keuze gaat maken. Boekhouden.nl biedt bijvoorbeeld de optie om de software 14 dagen gratis uit te proberen en je kunt je abonnement maandelijks opzeggen.

Een ander voorbeeld is Moneybird. Je kunt deze aan je bankrekening koppelen, gemakkelijk facturen versturen en je kunt al je bonnetjes meteen invoeren. Je kunt zowel voor een gratis als een betaald, maar betaalbaar, pakket kiezen.

Zioo is een uitstekend en eenvoudig pakket voor coaches. Als je je uren en uitgaven registreert, past Zioo alle belastingregels toe. Daarbovenop geeft het ook aan welke bedragen je moet invoeren in de aangifte ‘omzetbelasting’.

Het is dus goed om even op je gemak rond te kijken naar welke software er verkrijgbaar is en de ervaringen van andere gebruikers te lezen. Er bestaan handige website waarbij je in een eenvoudig overzicht prijzen, functies en reviews van veel gebruikte boekhoudpakketten kunt vinden. Op boekhoudvergelijken.nl krijg je alvast heel veel informatie. Daar kan je selectie alvast beginnen. Er zijn vaak leuke aanbiedingen of acties te vinden, waar je als starter van kunt profiteren. E-boekhouden is bijvoorbeeld 15 maanden gratis voor een startende ondernemer.

Concentreer je op het helpen van je coachees en laat je boekhoudpakket het rekenwerk voor je doen! Geniet van het ondernemerschap!